Politica de Habeas Data y Protección de Datos en PROGEN S.A.

1. INTRODUCCIÓN.

El presente documento se desarrolla en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, cuyo objeto es desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma, y todas las normas que modifiquen, complementen o deroguen la mencionada Ley.

Toda la información recibida por cualquiera de los canales de comunicación utilizados, y que conforman nuestras bases de datos se rige por lo establecido en esta política. Si usted se encuentra relacionado en alguna de nuestras bases de datos es debido a que ha tenido o mantiene una relación comercial con Progen S.A., o porque ha entregado sus datos de manera voluntaria a por cualquier medio licito.

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2. ALCANCE.

Aplica para los datos personales que se soliciten a los socios del negocio Clientes, Proveedores, Empleados y Asociados de Progen S.A. Contiene las políticas de acuerdo a las normas de referencia así como el procedimiento para solicitud de información, actualización, supresión de datos o cualquier otro requerimiento que tenga el Titular relacionado con la información que tenga en Progen.

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3. NORMAS DE REFERENCIA.

• Marco de Referencia Ley 1581 DE 2012

• Constitución Política, artículo 15.

• Ley 1266 de 2008

• Ley 1581 de 2012

• Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013 Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011.

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4. DEFINICIONES

De conformidad con el Decreto 1377 de 2013, se establecen las siguientes definiciones:

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a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de los datos personales para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos.

b. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

c. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

d. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

e. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

f. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

g. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales.

h. Transferencia: Tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía estos datos a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

i. Transmisión: Es el tratamiento de los datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera de Colombia.

j. Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

k. Biometría: Estudio para el reconocimiento inequívoco de personas basado en uno o más rasgos conductuales o físicos intrínsecos. Las huellas dactilares, la retina, el iris, los patrones faciales, de venas de la mano o la geometría de la palma de la mano, representan ejemplos de características físicas (estáticas), mientras que entre los ejemplos de características del comportamiento se incluye la firma, el paso y el tecleo (dinámicas).

l. Usuario: Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información personal.

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5. PRINCIPIOS

Progen S.A., Aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios en todos los procesos y/o actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales, los cuales se encuentran alineados con los establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

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a. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

b. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

c. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

d. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

e. Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares.

f. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

g. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

6. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

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6.1. TRATAMIENTO​

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a. Datos Públicos: Progen informa que tratará sin previa autorización del titular de los Datos personales aquellos que sean de naturaleza pública. Lo anterior no indica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de las demás disposiciones establecidas en la ley 1581 de 2012 y decretos reglamentarios. 

b. Datos Sensibles: Progen restringirá el tratamiento de los datos personales considerados sensibles, sólo en casos que sean estrictamente indispensables, se le informará de la finalidad especifica de su tratamiento; Se solicitará la autorización previa a los titulares (apoderados, representantes legales y causahabientes). Progen utilizará y tratará los datos personales considerados sensibles cuando:

• El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

• El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares

Adicionalmente Progen cumple con las siguientes obligaciones:

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• Informar al titular que por tratarse de datos sensibles No está obligado a autorizar su tratamiento.

• Informar de forma explícita y previa al titular de los datos personales, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto del tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento y obtener el consentimiento expreso.

• No condiciona ninguna actividad a que el titular suministre datos sensibles.

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6.2    BASES DE DATOS

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1. Base de datos empleados: Son Bases de Datos que contienen información que se recauda de todas las personas naturales con las que Progen ha celebrado contratos laborales, incluyendo, pero sin limitarse a, nombres del trabajador, cónyuge, hijos y padres, identificación, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, sexo, estado civil, número de hijos, dirección de residencia, números telefónicos de contacto; dirección de correo electrónico personal y corporativo, cargo, fecha de inicio y terminación de contrato, profesión, salario, EPS, Fondo de Pensiones y Fondo de Cesantías a los que se encuentra afiliado; procesos disciplinarios, fotografía y huella digital, datos biométricos, montos devengados, deducciones.​​

• ​Forma en la que se recopilan los datos: Los datos contenidos en esta base de datos se recopilan por medio de entrevistas realizadas durante el proceso de selección, formularios de vinculación a la compañía y a afiliaciones a la EPS, fondos se pensiones, aseguradora de Riesgos Laborales, y cajas de compensación familiar, actualizaciones de la información personal, datos contenidos en las hojas de vida y demás documentos soporte que suministran las personas para efectos de formalizar la vinculación laboral.

• Grabaciones e imágenes: Es de conocimiento de aquellas personas naturales con las que las Progen ha celebrado contratos laborales que su imagen está contenida en imágenes y/o videos, que son parte de las bases de datos de la empresa, bien sea porque han sido obtenidos en sistemas cerrados de televisión, porque personalmente las ha entregado a la Empresa, o son tomados durante el desarrollo de su contrato de trabajo

• Finalidad: Los datos anteriormente mencionados, se recopilan con el fin de: i) realizar el proceso de pago de salarios, y beneficios laborales legales y extralegales, pago de las cotizaciones a las entidades del Sistema Integral de Seguridad Social, ii) aplicación de deducciones por impuestos u autorizaciones de descuento de nómina, iii) reportes a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, a la Secretaria de Hacienda Distrital y en general entidades tributarias, en cumplimiento de la normatividad colombiana, iv) garantizar la seguridad de las personas e instalaciones de Progen y/o en su sitio de trabajo, v) verificar el cumplimiento de procesos productivos, vi) dar cumplimiento a todas las obligaciones que emanan de los contratos laborales suscritos con los empleados, tales como pago de nómina, afiliaciones y pagos de seguridad social y prestaciones sociales, programas de capacitaciones y bienestar entre otras, y vii) así como aquellas finalidades establecidas en el Contrato de trabajo celebrado entre el trabajador y Progen, y políticas internas de la compañía.

• Vigencia: Esta información es mantenida en la base de datos durante la vigencia de la relación laboral y por el tiempo que, de conformidad con el Código Sustantivo del Trabajo, la Ley 100 de 1993 y la reglamentación del Archivo General de la Nación, se requiera o hasta por 30 años contados a partir de la terminación del contrato laboral.

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Parágrafo política transparencia Progen S.A.: Hace parte de la transparencia en nuestra organización, la protección de datos y privacidad de información de los empleados, candidatos postulados y/o preseleccionados para cubrir vacantes en la empresa Producciones Generales S.A. con uso exclusivo de sus datos de contacto, hojas de vida, información de experiencia, empresas y documentos por parte del departamento de recursos humanos y en proceso de selección, por parte de sus entrevistadores de manera interna exclusivamente. Estará expresamente prohibido compartir información de candidatos o empleados de la empresa a terceros, contratistas y/o cualquier grupo de interés sin previa autorización de RRHH y el candidato, empleado directo o en misión.

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2. Base de datos proveedores y contratistas:

Son Bases que contienen información que se recauda de las personas naturales que ofrecen, prestan servicios o venden productos a Progen.  S.A. Los datos que se recopilan en esta base de datos son incluyendo, pero son limitarse a: nombre, identificación, régimen tributario, valor de compras, forma de pago, dirección, teléfono, email, cuenta bancaria, actividades económicas, código postal, establecimientos de comercio de propiedad del proveedor y/o contratista, estado de pedidos.

• Forma en la que se recopilan los datos: Esta base de datos se alimenta de los reportes, documentos y soportes enviados por los oferentes seleccionados para la compra de bienes o servicios y los documentos contabilizados.

• Grabaciones: Se deberá informar por cualquier medio a todos los proveedores que podrán ser grabados o monitoreados durante su permanencia en las instalaciones de Progen S.A.

• Finalidad: Los datos anteriormente mencionados, únicamente se recopilan con el fin de llevar un control de los proveedores, contabilización de facturas, llevar control de pagos, niveles de compras, enviar reportes a DIAN, Secretaría de Hacienda Distrital y en general entidades gubernamentales, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad colombiana.

• Vigencia: Esta Base de Datos estará vigente durante la relación comercial con el proveedor y por el tiempo sugerido por la legislación vigente.

3. Base de datos control de entrada y salidas de visitantes a las instalaciones de la organización:

Son Bases que contienen la información que se recauda de los terceros que ingresan a las instalaciones de Progen S.A. Los datos personales que se recopilan en esta base de datos son: nombre, número y documento de identificación, EPS, nombre de la entidad a la que pertenece, área que visita, fecha y hora.

• Forma en la que se recopilan los datos: Los datos personales se recopilan mediante un registro de las personas que ingresan a las instalaciones de Progen S.A.

• Grabaciones: Se deberá informar por cualquier medio a todos los visitantes que podrán ser grabados o monitoreados durante su permanencia en las instalaciones de Progen S.A.

• Finalidad: Los datos anteriormente mencionados, se recopilan con fines: i) estadísticos y de monitoreo de los visitantes a las instalaciones de Progen S.A.; ii) de seguridad para las personas, de los bienes e instalaciones de la compañía .; iii) ser utilizada como prueba en cualquier tipo de proceso judicial y/o administrativo y ante cualquier autoridad, iii) trasmitir la información a autoridades en cumplimiento de obligaciones legales o cuando así lo soliciten; iv) como mecanismo de contacto.

• Vigencia: Esta Base de Datos estará vigente durante la relación comercial con el proveedor y por el tiempo sugerido por la legislación vigente.

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4. Bases De Datos De Clientes: Son Bases de Datos donde se registra la información de los clientes de Progen S.A. Los datos que se recopila la compañía de los clientes, que son personas naturales, son los siguientes: nombre, identificación, régimen tributario, valor de compras, formas de pago, dirección, teléfono, email, código postal, cuenta bancaria, establecimientos de comercio de propiedad del cliente, estado de pedidos, comportamiento de pagos.

• Forma en la que se recopilan los datos: Los datos de los clientes son tomados por las Progen S.A. al momento de la creación o vinculación, a la toma del pedido o al facturar las ventas de bienes y/o servicios que ofrece Progen S.A.

• Finalidad: Los datos anteriormente mencionados, se recopilan con el fin tomar los pedidos, de facturar los productos adquiridos por el cliente, hacerle seguimiento a la relación comercial entre el cliente y Progen S.A. y atender eficientemente los clientes a nivel nacional, llevar a cabo los procesos de cobro pre – jurídicos y jurídicos contra los clientes que se encuentren en mora en sus obligaciones de pago, transferencias y transmisiones de datos a terceros que realicen procesos operativos y/o administrativos de empresa, y/o ejecuten y lleven a cabo en nombre de Progen los procesos jurídicos ejecutivos y de cobro que resulten necesarios y demás reportes a Entidades de control y fiscalización en cumplimiento de la normatividad vigente.

• Vigencia: Esta información es mantenida en las bases de datos durante la vigencia de la relación comercial con los clientes y por 10 años más, contados a partir de la expedición de la última factura de venta.

5. Bases de datos de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias – PQRS:

Son Bases de datos que contienen información sobre la gestión de las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes por parte de consumidores, clientes, trabajadores,  grupos de interés o partes interesadas, que recibe Progen S.A. En esta base de datos se registran los nombres de las personas naturales que presentan peticiones, quejas y reclamos, al igual que sus documentos de identificación, dirección, correo electrónico, números de teléfono de contacto.

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• Finalidad: Atender todas las peticiones de los consumidores y clientes, en los términos que establece la ley y en especial el Estatuto del Consumidor (Lay 1480 de 2011 y concordantes).

• Forma en la que se recopilan los datos: El usuario puede hacer el registro de su PQRS en los formularios en la página web www.progen.com.co; por medio de los representante de ventas regionales – RRV o el equipo de Servicio al Cliente.

• Vigencia: La información que se administra por esta base de datos se conserva por un lapso de 10 años, contados a partir del momento en que se le dé respuesta a la PQRS.

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6. Bases de datos grabaciones de video vigilancia:

Son Bases de datos en las cuales se almacenan imágenes de empleados, proveedores o contratistas y en general de todo aquel que ingrese a las instalaciones de Progen S.A. o de los sitios donde laboran los empleados. Estas Bases de Datos contienen las imagines grabadas y almacenadas en el centro de monitoreo, de todas las personas que ingresan y salen diariamente a las instalaciones de la empresa o sitios de trabajo de los empleados.

• Finalidad: Establecer Medidas de seguridad para el Control de ingreso de empleados y visitantes a las instalaciones de la Progen S.A. o sitios de trabajo de los empleados.

• Forma en que se recopilan los datos: A través de las grabaciones efectuadas con las cámaras de seguridad ubicadas en las entradas principales a las instalaciones de la empresa y/o sitios de trabajo de empleados.

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7. DEBERES Y DERECHOS

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a. Derechos de los titulares: De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, los derechos que poseen los Titulares de los Datos personales son:

• Acceder, Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

• Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y la Constitución Política de Colombia.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

b. Deberes del responsable de la información: De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 Art. 17 y 18, los deberes que poseen los responsables de los Datos personales son:

• Garantizar al titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

• Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.

• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012.

• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

• Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.

• Insertar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido el reclamo completo.

• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

• Designar a un área que asuma la función de protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. AUTORIZACIÓN Y FINALIDAD

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a. Autorización: Progen S.A. en su condición de responsable de tratamiento de datos personales ha dispuesto los procesos y procedimientos necesarios para obtener la autorización de los Titulares, en relación a la recolección, uso, administración, modificación, supresión o tratamiento de los datos personales.

b. Obtención y otorgamiento de la autorización: La autorización del Titular puede ser recibida mediante medio físico, digital, electrónico, telefónico y/o cualquier otro canal tecnológico existente o futuro que permita garantizar posteriores consultas o su verificación. La autorización será emitida para Progen S.A. y la pondrá a disposición del titular según su solicitud. La autorización informará al titular de los datos personales los siguientes aspectos:

• Quién recopila su información personal (responsable o encargado) Qué recopila (datos que se recaban).

• Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento).

• Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados.

• Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles (si aplica) no está obligado a autorizar su tratamiento. 

c. Revocatoria de la autorización: Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no exista disposición legal, contractual o judicial que lo impida.

Progen deberá establecer mecanismos sencillos, de fácil acceso y gratuitos que permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó y en los términos establecidos en la ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y cualquier otra norma que lo modifique o complemente. La revocatoria del consentimiento puede darse sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, Progen S.A. deba dejar de tratar por completo los datos del Titular; o sobre tipos de tratamiento determinados.

En caso de existir revocación parcial, se mantendrán a salvo los otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo. Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial; se deberá indicar con cuál tratamiento el Titular no está conforme.

Los mecanismos o procedimientos que Progen S.A. establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento otorgado, no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

9. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN.

El titular de la información tiene derecho a acceder a sus datos personales y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos.

Con el fin anterior el Titular debe presentar la solicitud respectiva en las dependencias de Progen, en el área de Servicio al cliente, ubicada en la Carrera 3 No. 57-06, Entrada 2, Zona industrial Cazúca, Soacha Cundinamarca o enviarla al correo electrónico jefe.servicio@progen.com.co

Los anteriores mecanismos pueden ser utilizados por el titular o terceros facultados por ley para hacerlo en nombre suyo con la finalidad de ejercer los siguientes derechos:

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a. Derecho al Acceso y consultas: El titular de la información podrá consultar de forma gratuita sus datos personales. Para conocer los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de Progen, el titular de información podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados. Progen S.A  garantizara el acceso al que tiene derecho el titular en los siguientes aspectos:

• Que pueda conocer la existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.

• Que pueda acceder a los datos personales que están almacenados en las bases de datos de la compañía.

• Conocimiento de las circunstancias esenciales del tratamiento y la finalidad que justifica el tratamiento.

​Para garantizar el derecho de acceso es indispensable por parte del titular acreditar su identidad o de su representante, dicho acceso deberá ofrecerse sin límite de plazo.

b. Reclamos: De conformidad con lo establecido  en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 u cualquier otra norma aplicable, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas y procedimiento:

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• El reclamo se formulará mediante solicitud escrita o electrónica dirigida a la persona mencionada en la presente política, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

• Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

• Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido al Progen S.A., ésta dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.

• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene el responsable una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido el reclamo completo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Parágrafo requisito de procedibilidad: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

c. Eliminación de datos: El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar Progen S.A., la eliminación total o parcial de sus datos personales cuando:

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y las normas que los modifiquen y/o complementen.

• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Es importante tener en cuenta que el derecho de eliminación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo en caso de que:

• El Titular tenga un deber legal, judicial o contractual de permanecer en la base de datos.

• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

10. ÁREA RESPONSABLE DEL TRÁMITE DE LA PETICIONES, CONSULTAS, RECLAMOS.

El árearesponsable de atender las peticiones de acceso, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales es Servicio Al Cliente ubicada en la Carrera 3 No. 57-06 Entrada 2, Zona industrial Cazúca, Soacha Cundinamarca.

Contacto correo electrónico: servicio.jefe@progen.com.co

11. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

a. Medidas de seguridad: En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las políticas de Habeas Data; Progen S.A. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

b. Implementación de las medidas de seguridad: Progen S.A. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Progen S.A. protege la información mediante mecanismos que conservan su confidencialidad, integridad y disponibilidad y mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo directivo, colaborador o cualquier personal que cuenta con acceso autorizado a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. No obstante, lo anterior, Progen S.A. no será responsable por ataques informáticos y en general cualquier acción que tenga como objetivo infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales.

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12. Modificaciones aviso de privacidad.

La política de tratamiento de la información contenida en el presente documento entro en vigencia el 25 de diciembre del 2014.

Progen S.A se reserva el derecho de modificar esta política, cualquier cambio será publicado a través de esta página web, por lo que agradecemos consultarla de forma periódica.

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